04. 스포츠이벤트에서의 기본 행사계획(개요의 설정)

스포츠이벤트의 기획은 단순한 일정 설정이나 장소 확보에 그치지 않고, 전체 행사의 목적과 방향을 구체화하며, 성공적인 운영과 홍보로 연결되기 위한 기반을 마련하는 핵심적인 단계이다. 행사계획은 스포츠이벤트의 본질적 가치를 정의하고, 행사의 성격에 따라 참여자, 관람객, 스폰서, 지역사회 등 다양한 이해관계자와의 상호작용을 조율하는 설계도와 같다. 따라서 스포츠이벤트의 행사계획은 그 목적과 타겟, 개요 설정, 콘셉트 및 테마 개발, 세부 프로그램 구성, 예산 편성 등 다양한 요소를 포함하며, 각 구성 요소는 상호 연계성을 가지고 유기적으로 구성되어야 한다.

 

행사의 목적 설정은 가장 우선적인 단계로, 스포츠이벤트를 통해 달성하고자 하는 핵심 목표를 명확히 하는 것이다. 이 목표는 단순히 경기 결과의 도출에 국한되지 않고, 브랜드 인지도 제고, 지역사회 참여 증진, 스포츠문화 확산, 참가자 건강 증진, 관광 활성화 등 다양한 측면에서 설정될 수 있다. 목적이 명확할수록 이후의 프로그램 구성, 타겟 설정, 홍보 전략 수립 등이 논리적으로 이어질 수 있으며, 전체 계획의 중심축이 된다. 예를 들어, 지역경제 활성화를 목적으로 하는 마라톤 대회는 참가자 수와 외부 방문객 유치를 극대화하는 전략이 필요하며, 기업의 사회공헌 활동으로 기획된 스포츠 챌린지는 브랜드 메시지를 부각하는 콘텐츠가 강조되어야 한다.

 

타겟 분석은 행사계획의 방향을 구체화하는 과정으로, 스포츠이벤트의 주요 수혜자 혹은 참여 대상이 누구인지를 파악하는 것이다. 연령대, 성별, 직업, 소득 수준, 거주 지역, 관심 종목, 참여 동기 등 다양한 기준을 통해 타겟을 세분화하고, 이들의 니즈에 맞는 콘텐츠와 프로그램을 설계하는 것이 핵심이다. 예를 들어, 2030세대 여성 러너를 타겟으로 한 스포츠 페스티벌이라면, 건강과 자기개발에 초점을 맞춘 콘텐츠와 SNS 확산 가능한 홍보 방식이 요구된다. 반면, 지역 주민을 중심으로 한 축제형 스포츠이벤트라면 가족 단위의 참여, 다양한 연령층을 아우르는 체험형 프로그램이 강조되어야 한다.

 

행사 개요 수립은 전체 행사 구조를 정의하는 작업으로, 행사명, 주최 및 주관 단체, 일시, 장소, 규모, 주요 프로그램 구성을 포함한다. 이는 외부 이해관계자에게 행사를 소개하거나, 공식 문서와 홍보 콘텐츠를 제작하는 데 필요한 기본 정보로 활용된다. 행사 일시와 장소는 참여자들의 접근성과 계절적 요인을 고려하여 선정되어야 하며, 규모는 예상 참가자 수, 관람객 수, 스폰서 수 등을 기준으로 설정된다. 이와 함께 주최 단체의 역할, 협력 기관과의 관계 설정도 명확히 정리되어야 이후 운영 계획 및 협력 체계 구축이 용이해진다.

 

콘셉트 및 테마 개발은 스포츠이벤트의 차별화 요소를 강조하고, 참가자 및 관람객에게 행사의 정체성을 전달하는 데 필수적인 작업이다. 콘셉트는 시각적 요소, 커뮤니케이션 메시지, 프로그램 구성에 일관성을 부여하며, 참가자와 대중의 기억 속에 남을 수 있는 상징적 이미지로 작용한다. 예를 들어, 친환경 마라톤 대회는 ‘탄소 제로 달리기’라는 콘셉트를 설정하고, 참가자 키트를 친환경 소재로 구성하며, 플라스틱 사용을 최소화하는 구조로 행사를 기획할 수 있다. 테마는 문화, 계절, 지역 정체성 등과 연계될 수 있으며, ‘가을의 도심을 달리는 낭만’과 같은 감성적 테마는 브랜드와 도시 이미지 형성에도 기여할 수 있다.

 

세부 프로그램 구성은 스포츠이벤트의 실질적 콘텐츠를 계획하는 단계로, 메인 경기 외에도 개회식, 폐회식, 문화 공연, 체험 부스, 포럼, 네트워킹 세션 등 다양한 부대행사를 포함한다. 이 과정에서 프로그램의 시간 배치, 장소 구성, 연출 기획 등을 종합적으로 고려하여 참가자와 관람객의 체류 시간을 늘리고 만족도를 높일 수 있는 전략이 요구된다. 스포츠 경기 자체의 흥미도는 물론, 대중적 참여를 이끌어낼 수 있는 요소의 배치가 중요하며, 예를 들어 엘리트 마라톤과 시민참여형 5km 러닝 코스를 병행하거나, 프로 경기와 함께 지역 청소년 친선 경기, 페스티벌 공연을 결합하는 방식이 있다.

 

예산 편성은 전체 행사계획을 실현 가능하게 만드는 핵심 작업으로, 전체 행사 운영에 필요한 비용을 추산하고 항목별로 배분하는 과정이다. 예산 항목은 장소 임대비, 인건비, 장비 대여비, 홍보비, 콘텐츠 제작비, 안전관리비, 부대시설 운영비, 기념품 제작비 등으로 세분화되며, 각 항목에 대한 구체적인 지출 계획과 예상 수입 구조(참가비, 후원금, 입장료, 판매 수익 등)도 함께 설정해야 한다. 이때 비영리 목적의 공공 행사인지, 수익형 이벤트인지에 따라 예산 구조와 우선순위도 달라진다. 또한 예산 초과나 예상치 못한 비용 발생에 대비한 예비비 설정과 비용 효율성을 확보하기 위한 경쟁 입찰 등의 절차도 병행되어야 한다.

 

행사계획은 스포츠이벤트의 성공을 위한 전략적 출발점으로, 단지 형식적 문서 작성이 아닌, 실행 가능성과 체계성을 담보하는 구조적 사고의 결과물이다. 계획 단계에서의 명확한 방향 설정과 치밀한 기획은 이후 운영과 홍보, 평가 단계의 효율성을 극대화하며, 궁극적으로는 참가자와 관람객의 만족도, 주최 기관의 이미지, 스폰서십 성과, 지역사회 파급효과 등 다방면에서 긍정적인 결과를 창출하게 된다. 따라서 스포츠이벤트의 행사계획은 기획자의 전략적 시각과 실무적 경험, 참여자 중심의 사고가 조화를 이루어야 하며, 이를 통해 스포츠 이벤트는 단순한 경기의 장을 넘어서, 사회적 가치와 문화적 감동을 전달하는 종합적인 공공 커뮤니케이션 플랫폼으로 거듭날 수 있다.